Landstingsarkivet Stockholms läns landsting

Translate

Use Google to translate the web site. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Avgränsa leverans

Så länge myndigheten behöver direktåtkomst till sin information ska den finnas kvar där. För digital information från system som ska avvecklas, men som inte går att slutarkivera, kan SLL-IT i vissa fall erbjuda en mellanlagringstjänst.

Innan man börjar förbereda en leverans är det viktigt att komma överens med landstingsarkivet om vad som får levereras. Detta för att inte riskera att lägga ner resurser i onödan.

 

Det övergripande regelverket för leveranser finns i föreskrift (nr 6)PDF för leveranser till landstingsarkivet. Följande krav måste bland annat uppfyllas:

 

  • Informationen ska vara minst tio år.

 

 

  • Informationen ska vara väl avgränsad och levereras sammanhållet (oavsett medium) fram till ett visst brytdatum. Ett exempel är att leveranser av alla digitala och analoga patientjournaler från en klinik eller vårdcentral ska samordnas. Om det finns register och liknande som behövs för återsökning måste dessa också levereras samtidigt.

 

  • Alla leveranser måste godkännas av landstingsarkivet.

Inventering

Gör en inventering för att komma fram till hur informationen ska avgränsas. Det är också viktigt att kartlägga hur olika organisationsförändringar påverkat informationen. I vissa fall ska den kanske förtecknas hos en annan arkivbildare.

Förstudie

Vid större leveransprojekt (t.ex. av digitala system) kan det bli aktuellt att göra en förstudie som en del av beslutsunderlaget.

Mellanlagring

Kontakta luciano.dani@sll.se, mobilnummer 070-003 88 01.

Leveransförfrågan

När avgränsningen är klar ska levererande verksamhet fylla i en leveransförfrågan. Om landstingsarkivet godkänner förfrågan gäller den som en leveransöverenskommelse. Rör det sig om ett större projekt skriver man ibland en mer formell överenskommelse.

Senast uppdaterad: 2018-01-18