Frågor och svar om VIR

Vad är VIR

Är VIR ett system?

Nej, VIR är landstingets nya modell för att redovisa information och är inte kopplat till något system. VIR innehåller en redovisningsplan, hanteringsanvisningar, en systemförteckning och en arkivbeskrivning som tillsammans ska beskriva den information som finns hos myndigheten. 

Processgrupperna och dess innehåll

Har ni förslag på processer i de olika processgrupperna?

Ja, till Standardredovisningsplanen (se fråga om Standardredovisningsplanen) finns en exempellista med förslag på ingående processer samt handlings-/informationstyper för styr- och stödverksamheterna. Utgå från exempellistan så långt det är möjligt när ni upprättar er egen redovisningsplan.

För kärnverksamheten finns inga fasta processgrupper. Istället finns beskrivande och vägledande texter gällande innehållet i exempellistan.

Exempellistan hittar du i landstingsarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering, se plusboxen för styrdokument längst ner på sidan. 

 

Vilka processer kan ingå i processgrupp 2.5 Investeringar och anläggningar?

I processgrupp 2.5 Investeringar och Fastigheter redovisas större byggprojekt. Det är framförallt LOCUM, NKS och SLL Strategiska fastighetsfrågor och investeringar som kommer att använda denna processgrupp.
Processer som fastighetsdrift och löpande underhåll (även hyra/hyra ut lokaler) bör redovisas under processgrupp 2.3 Försörjningstjänster.

Vilka processer kan ingå i processgrupp 2.6 IT?

I denna processgrupp redovisas myndighetens verksamhetsnära IT-frågor t.ex. att styra och leda IT, utveckling och förvaltning av verksamhetsstödjande system samt att ge IT-stöd (support).
Beställningar och inköp av verksamhetsstöd och hårdvara ska inte ingå i denna processgrupp utan bör redovisas under processgrupp 2.3 Försörjningstjänster.

Vilka processer kan ingå i processgrupp 2.7 Juridik?

Processer som bör ingå i processgrupp 2.7 Juridik är: ”Hantera överklaganden och överprövningar” och ”Hantera avtal och avtalsregister” i de fall myndigheten har ett avtalsregister. Själva avtalen bör redovisas under respektive process de tillhör t.ex. anställningsavtal redovisas i personalprocessen, processgrupp 2.10.
I övrigt "tillhör" processgrupp 2.7 Juridik framförallt SLL juridik och upphandling med processer liknande ”Tillhandahålla landstinget med juridisk rådgivning” (t.ex. granskning av tjänsteutlåtande) och ”Företräda landstinget i domstolar”.

Under vilken processgrupp eller process redovisas avtal?

Huvudregeln är att avtal ska redovisas i den process de tillhör. Om myndigheten har ett avtalsregister bör det redovisas under processgrupp 2.7 Juridik eller 2.13 Upphandling. 

Hur redovisar vi handlingar i projekt?

Handlingar i projekt ska redovisas under den processgrupp/process projektet hör. Ett byggprojekt redovisas t.ex. under processgruppen 2.5 Investeringar och anläggningar och under en process som kan heta ”Hantera ny/till/ombyggnation av fastigheter och anläggningar” eller liknande (se exempellistan).

Rör projektet ett forskningsprojekt ska det ligga i en process under processgrupp 2.2 Forskning och utbildning, osv. Projekten ska alltså inte ligga i en egen ”projektprocess”. 

Får handlingar redovisas direkt under en processgrupp?

Nej, det inte tillåtet att placera handlings-/informationstyper direkt under en processgrupp. Under en processgrupp måste det finnas minst en process i vilken handlingarna/informationen redovisas.

Hanteringsanvisningarna och dess innehåll

Vad fyller hanteringsanvisningarna för funktion?

Hanteringsanvisningarna ska redovisa de handlingstyper som finns i en process och hur de ska hanteras. Landstingsarkivet har upprättat en mall med de uppgifter som ska ingå i hanteringsanvisningarna. Bl.a. ska uppgifter om bevarande, gallring, sekretess, förvaring och placering ingå. Mallen finns i landstingsarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering, kapitlet om VIR och i avsnittet ”Hanteringsanvisningarna”.
Hanteringsanvisningarna ska vara uppdaterade.

Vad är en handlings-/informationstyp?

En handlings-/informationstyp är exempelvis en policy, en riktlinje, ett tjänsteutlåtande, ett protokoll eller en skrivelse. Handlingstypen protokoll kan avse protokoll från olika nivåer t.ex. protokoll från en nämnd, en ledningsgrupp, en avdelning/enhet eller från ett projekt.

Hur ska en handlings-/informationstyp anges i hanteringsanvisningarna?

Hanteringsanvisningarna ska redovisa vilka handlingstyper som finns i en process och hur de ska hanteras. Eftersom handlingstyperna hanteras olika i olika processer behöver de specificeras. I kolumnen ”handlingstyp” bör det i en process anges ”Nämndprotokoll” och i en annan ”Protokoll från ledningsgruppen”, ”Protokoll från enhetsmöten” eller ”Upphandlingsprotokoll”.
Skrivelser kan innehålla en mängd olika information och därför hanteras på olika sätt. Det behöver därför anges om skrivelsen som avses i processen t.ex. är ett tjänsteutlåtande eller en riktlinje. Det ska i hanteringsanvisningarna inte råda någon tveksamhet vilken handling/information som avses. 

Vilken information om förvaring ska finnas i hanteringsanvisningarna?

I hanteringsanvisningarna anges den fysiska förvaringen hos myndigheten t.ex. "I arkivbox". Är informationen digital anges namnet på det system där informationen finns.
I kolumnen ”Placering” anges var den analoga handlingen är placerad i verksamheten (avser alltså inte digital information) t.ex. i ett närarkiv eller i ett arkivskåp i ett tjänsterum.

Hur kan vårdhandlingar redovisas i hanteringsanvisningarna?

Om myndigheten hanterar en stor mängd vårdinformation kan den delas in i två handlingstyper; "Vårdinformation-bevaras" och "Vårdinformation-gallras". Information om respektive handlingstyp finns i de generella bevarande- och gallringsplanerna för analog respektive digital vårdinformation.

Behövs det vid varje handlingstyp hänvisas till en specifik gallringsplan?

I hanteringsanvisningarna ska det framgå med vilket stöd handlingar/information gallras. I kolumnen ”Hänvisning till gallringsbeslut eller lagrum” anges bevarande- och gallringsplaner med namn och förskriftsnummer. Det är även bra att ange vilken version planen har, men detta är inget krav.

Hur redovisas projekthandlingar i hanteringsanvisningarna?

Uppdrag som genomförs i projektform förekommer ofta i flera av myndighetens processer och ska redovisas i den process projektet hör. Då hanteringen för de handlingar/den information som uppstår i projekten ofta är densamma, är det tillräckligt att de olika handlingstyperna (projektdirektiv/uppdragsdirektiv, projektplan, milstolpeplan, slutrapport m.m.) redovisas vid ett tillfälle.

I de andra processerna där projekthandlingar förekommer och hanteringen är densamma anges endast ”Projekthandlingar” med en hänvisning till den process där handlingarna/informationen redovisats. I de fall handlingarna/informationen har en annan hantering måste dock projekthandlingarna och dess hantering redovisas.

Systemförteckningen och dess innehåll

Vilka system ska ingå i systemförteckningen?

I systemförteckningen ska samtliga system där myndigheten har information (är informationsägare) ingå. Systemförteckningen ska innehålla både system som är i bruk och system som inte används hos myndigheten och ska avvecklas. Kontorssystem som ingår i den landstingsgemensamma IT-plattformen (t.ex. system i Office-paketet och Skype), behöver inte redovisas i förteckningen.

I VIR ska vi upprätta en systemförteckning. Behöver vi även upprätta systembeskrivningar?

I VIR räcker det med att upprätta en systemförteckning eftersom en del av den information som tidigare fanns i systembeskrivningen nu återfinns i hanteringsanvisningarna. I nuläget behöver ni inte upprätta nya systembeskrivningar även om ni inte övergått till VIR.  

Standardredovisningsplanen

Vad är Standardredovisningsplanen?

Standardredovisningsplanen ska ligga till grund för informationsredovisningen. Den innehåller fasta processgrupper för styr- och stödverksamheten, men inga fasta processgrupper för kärnverksamheten.

Får verksamhetsområden och/eller processgrupper läggas till i Standardredovisningsplanen?

Nej, Standardredovisningsplanen är en standard och får inte ändras. All verksamhet inom Stockholms läns landsting går att placera in som styr-, stöd- eller kärnverksamhet.
Vad gäller processgrupperna kan dock dessa komma att förändras över tid. Har du synpunkter gällande processgrupperna kontakta landstingsarkivet.

Anpassning av systemet enligt VIR

Vilka system kan behöva anpassas enligt VIR?

Det system som i huvudsak berörs är dokument- och ärendehanteringssystemet eftersom landstingsarkivet rekommenderar att redovisningsplanen blir den nya ”diarieplanen”. Om ni har systemet Edit (som flera myndigheter inom landstinget) kommer anpassning, utveckling m.m. att bevakas gemensamt.

Senast den 19 oktober ska redovisningsplanen vara inskickad till Edit-förvaltningen för att kunna läggas in i Edit före årsskiftet

Om ni har ett annat system måste ni själva säkerställa att systemet stödjer VIR. I VIR kan informationen behöva redovisas på en fjärde nivå vilket dokument- och ärendehanteringssystemet i nuvarande version kanske inte stödjer.
Vilka andra system som berörs av VIR är oklart och något som myndigheten måste utreda. 

Praktiskt om VIR-införandet

Hur börjar vi?

Gå in i landstingsarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering som finns på landstingsarkivets hemsida. I kapitlet om VIR hittar ni information om vad VIR innebär och nyttan med VIR. Börja med avsnittet ”Att införa VIR” och leta upp mallen för milstolpeplanen där de olika momenten för att införa VIR finns beskrivna. 

Hur ska arbetet med att införa VIR bedrivas?

Landstingsarkivet rekommenderar att införandet av VIR drivs i projektform. I landstingsarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering finns mallar för projektdirektiv och milstolpeplan som följer SLL:s projektmodell ProjektiL. Projektdirektivet och milstolpeplanen kan även användas om införandet av VIR ingår i linjearbetet. 

När kan vi införa VIR?

VIR ska vara infört hos myndigheten senast den 1 januari 2019. Redovisningsplanen med tillhörande hanteringsanvisningar ska dock vara landstingsarkivet tillhanda senast den 30 juni 2018.

Vart ska dokumenten i VIR-arbetet som är klara skickas?

Dokumenten ska skickas till landstingsarkivets registrator.

Kan vi införa VIR utan samråd från landstingsarkivet?

Nej, samtliga dokument som är färdigställda ska skickas till landstingsarkivet för samråd, godkännande och tillstyrkan. Det är redovisningsplanen och hanteringsanvisningarna som behöver samrådas först så att myndigheten kan införa VIR.  

Förutom redovisningsplanen, vad ska mer vara klart för att kunna införa VIR?

Det är redovisningsplanen och hanteringsanvisningarna som ska vara klara för att myndigheten ska kunna införa VIR.

Systemförteckningen och arkivbeskrivningen kan slutföras i efterhand.
Landstingsarkivet rekommenderar att redovisningsplanen är den nya ”diarieplanen”. Myndigheten måste därför se till att redovisningsplanen finns inlagd i myndighetens dokument- och ärendehanteringssystem för att kunna införa VIR.

När ska redovisningsplanen senast skickas till Edit-förvaltningen?

Senast den 19 oktober 2018 ska redovisningsplanen vara inskickad till Edit-förvaltningen för att läggas in i Edit före årsskiftet. Redovisningsplanen ska då vara färdigställd, beslutad samt tillstyrkt av landstingsarkivet.

Finns det någon ifylld milstolpeplan med uppskattat tid för respektive aktivitet?

Nej. Landstingsarkivet har inte gjort något exempel på en milstolpeplan där de olika aktiviteterna tidsuppskattats. Varaktigheten för de olika aktiviteterna är väldigt varierande beroende på myndighetens storlek och komplexitet samt vilken dokumentation som redan finns inom dokument- och informationshantering (arkivförteckningar, dokumenthanteringsplaner m.m.).
En generell uppskattning är dock att det tar cirka en arbetsdag per aktivitet i fas 1. Aktiviteterna i fas 2 och fas 3 behöver längre tid eftersom arbetet i dessa faser kräver samordning av flera arbetsinsatser hos myndigheten.

Måste milstolpeplanen följas ”till punkt och pricka”?

Milstolpeplanen är en mall med förslag på aktiviteter och en hjälp så att de olika faserna i införandet av VIR inte glöms bort. Ni avgör själva vilka aktiviteter ni anser att ni behöver och kan lägga till eller ta bort aktiviteter efter behov. Lägg gärna till en kolumn för ”Ansvarig” till höger om kolumnen ”Varaktighet”. Det blir på så sätt tydligt vem som ansvarar för vad.
Ordningen i milstolpeplanen behöver inte följas i sin helhet, utan vissa faser kan utföras parallellt (t.ex. fas 2 och fas 3) eller i annan ordning (t.ex. fas 4 och fas 5). 

Finns det någon centralt framtagen kommunikationsplan för införandet av VIR?

Nej, det finns inte någon specifik kommunikationsplan för VIR. I milstolpeplanen finns information om kommunikationsplanens innehåll och vad man bör tänka på (fas 7). Motsvarande information finns även i SLL:s projektmodell ProjektiL. 

Finns det någon möjlighet att få konsulthjälp av/via landstingsarkivet med att införa VIR?

Nej, men det finns flera företag som erbjuder konsulttjänster inom arkivområdet t.ex. Acando, Bra Arkiv, SIPU, Dokumentkompetens, Mariebergs arkivbyrå och ArkivIT. 

Hjälpmedel/systemstöd

Finns det några systemstöd vad gäller hanteringsanvisningarna och processredovisning?

Använd landstingsarkivets mall för hanteringsanvisningarna. För processmodellering finns flera systemstöd bl.a. systemet VisAlfa.

Kan vilken myndighet som helst inom SLL beställa VisAlfa?

Inom LSF IT finns ett avtal med VisAlfa. Detta avtal omfattar LSF (exklusive SLLIT) och de som LSF IT tillhandahåller IT-tjänster åt (Politik, HSF, FUT, TRF och Internfinans). Det finns inte något ramavtal och övriga myndigheter måste därför upphandla VisAlfa.

Bevarande, gallring och registrering

Ska det finnas både VIR och bevarande- och gallringsplaner? 

Ja, informationsredovisning enligt VIR innehåller inte beslut om bevarande och gallring av information utan utgör en redovisning av densamma. I hanteringsanvisningarna ska det vid varje handlings/informationstyp hänvisas till det gallringsbeslut eller det lagrum som motiverar gallringen.

Om myndigheten har en egen bevarande- och gallringsplan ska den planen anges och i annat fall anges landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplan.

Innebär införandet av VIR att vi behöver diarieföra i t.ex. Edit? 

Ja, VIR är en modell för att redovisa den information som finns hos myndigheten.

Informationen diarieförs/registreras inte i de olika VIR-dokumenten (t.ex. redovisningsplanen och hanteringsanvisningar). Diarieföring/registrering av allmänna handlingar ska därför göras i det dokument- och ärendehanteringssystem eller liknande som används.

För att visa sambandet mellan redovisning och registrering av information rekommenderar landstingsarkivet att redovisningsplanen är myndighetens diarieplan. 

Övrigt

Kan vi strukturera mapparna i G-katalogen enligt Standardredovisningsplanen?

Vi har inte några synpunkter på hur myndigheten organiserar G-katalogen men att låta den följa Standardredovisningsplanen tycker vi naturligtvis är bra. 

Ska vi förteckna arkiv enligt Allmänna arkivschemat efter att VIR införts?

I samband med att VIR införs ska arkivbildningen brytas. Den information som finns hos myndigheten före införandet av VIR ska förtecknas enligt Allmänna arkivschemat. Den information som skapas efter införandet av VIR ska redovisas enligt VIR.

VIR ska alltså ersätta det tidigare sättet att redovisa information, vilket bl.a. har gjorts genom arkivförteckningar, arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner.  

Senast uppdaterad den 1 november 2018