Registratorns uppdrag

Registratorn ansvarar för ärendeflödet samt registrering av allmänna handlingar. Registratorn har en nyckelroll vad gäller myndighetens informationshantering och ska hålla sig informerad och uppdaterad inom dokumenthanteringsfrågor. I ansvarsområdet ingår även att se till att rutiner hos myndigheten inte försvårar allmänhetens rätt till insyn.

  • Hos de myndigheter som har ett diarium är registratorn den som registrerar ärendet och alla handlingar i ett ärende, samt avslutar ärendet.

 

  • Hos de myndigheter som har ett ärendehanteringssystem är det vanligt att registratorn registrerar och avslutar ärendena och att handläggaren själv registrerar de handlingar som tillkommer i ärendet. I detta fall ska myndigheten ha en instruktion för hur registreringen av handlingar ska utföras.

 

  • I de fall myndigheten registrerar allmänna handlingar i andra system än diariet/ärendehanteringsystemet, till exempel i ett rekryterings-, ekonomi- eller avvikelsehanteringssystem, ska registratorn informeras om detta. Registratorn ska även meddelas vem som ansvarar för hanteringen.

 

Diariet/ärendehanteringssystemet är en informationsresurs som myndigheten ska hålla uppdaterad.