Landstingsarkivet Stockholms läns landsting

Verksamhet flyttas inom landstinget

Vid överföring av verksamhet till en annan förvaltning eller till ett landstingsägt bolag/stiftelse inom landstinget är huvudregeln att handlingar som härrör från den tidigare förvaltningen/bolaget ska avslutas, arkiveras och redovisas.

I Dokument- och arkivreglementet 13 § medges dock att myndigheten, efter samråd med landstingsarkivet, får besluta om att överlämna handlingar i original till den myndigheten som fortsätter att bedriva verksamheten inom Stockholms läns landsting. Handlingar får även lånas ut en viss tid eller kopieras av den nya myndigheten.

 

Överlämnandet ska dokumenteras i en skriftlig överenskommelse och i arkivbeskrivningen. I överenskommelsen ska det tydligt framgå vilka handlingar som överlämnats eller lånats ut. Vid utlån ska det i överenskommelsen även framgå vilken tidsperiod lånet avser och hur handlingarna ska återlämnas.

Allmänna handlingar som behövs i verksamheten

De allmänna handlingar som fortfarande behövs i verksamheten kan hanteras på följande sätt:

 

  • Aktuella handlingar förs över i original och införlivas med den nya myndighetens arkiv.
  • Aktuella handlingar lånas ut under viss tid för att sedan återlämnas enligt överenskommelse.
  • Aktuella handlingar kopieras av den nya myndigheten. Originalen finns kvar i den tidigare myndighetens arkiv.

 

Vid överföring av uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till annan myndighet inom landstinget blir sekretessbestämmelserna tillämpliga hos den nya myndigheten om den bedriver samma typ av verksamhet (OSL 7 kapitel 2 §).

 

Senast uppdaterad: 2016-10-20