Landstingsarkivet Stockholms läns landsting

När en myndighet inom landstinget upphör

När en förvaltning, ett bolag eller en stiftelse inom landstinget upphör ska dess arkiv avslutas och inga nya handlingar får tillföras arkivet. Huvudregeln är att arkivet ska överlämnas till arkivmyndighet inom tre månader (arkivlagen 14 §).

Om förvaltningens/bolagets verksamhet drivs vidare inom landstinget finns olika sätt att överföra information; genom kopiering, överlämnande av originalhandlingar eller genom tidbegränsat lån, se Verksamhet flyttas inom landstinget

Om den upphörda myndighetens verksamhet fortsätter hos en privat huvudman får allmänna handlingar inte överlämnas annat än som tidbegränsat lån (Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting 13 §). Vid lån ska landstingsarkivet alltid kontaktas tidigt i processen för samråd.

 

Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring (förvaringslagen), reglerar att de allmänna handlingarna som lånas ut till privata huvudmän fortsätter att vara allmänna under förvaringstiden. För uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) blir sekretessbestämmelserna tillämpade även hos den privata huvudmannen (OSL 11 kap. 7 §). Beslut om förvaring av allmänna handlingar enligt förvaringslagen fattas av landstingsfullmäktige.

 

Möjligheten att permanent överlämna allmänna handlingar till en myndighet utanför Stockholms läns landsting är mycket begränsad. När en verksamhet överväger ett sådant överlämnande ska landstingsarkivet alltid kontaktas tidigt i processen för samråd. I arkivlagen 14 § regleras att det i dessa fall krävs ett beslut av landstingsfullmäktige, vilket även fastslås i landstingets Dokument- och arkivreglemente 13 §.

 

Senast uppdaterad: 2016-10-18