Landstingsarkivet Stockholms läns landsting

Translate

Use Google to translate the web site. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Frågor och svar om VIR

Vad är VIR

Nej, VIR är landstingets nya modell för att redovisa information och är inte kopplat till något system. VIR innehåller en redovisningsplan, hanteringsanvisningar, en systemförteckning och en arkivbeskrivning som tillsammans ska beskriva den information som finns hos myndigheten.

 

 

Processgrupperna och dess innehåll

Det pågår ett arbete hos landstingsarkivet med att uppdatera mallen ”SLL-strukturen med exempel” och utarbeta förslag på processer som kan ingå i processgrupperna under verksamhetsområdena ”Politisk styrning”, ”Styrning och ledning” och ”Verksamhetsstöd”.

 


I processgrupp 2.5 Investeringar och Fastigheter redovisas större byggprojekt. Det är framförallt LOCUM, NKS och SLL Strategiska fastighetsfrågor och investeringar som kommer att använda denna processgrupp.


Processer som fastighetsdrift och löpande underhåll (även hyra/hyra ut lokaler) bör redovisas under processgrupp 2.3 Försörjningstjänster.

 

 


I denna processgrupp redovisas myndighetens verksamhetsnära IT-frågor t.ex. att styra och leda IT, utveckling och förvaltning av verksamhetsstödjande system samt att ge IT-stöd (support).


Beställningar och inköp av verksamhetsstöd och hårdvara ska inte ingå i denna processgrupp utan bör redovisas under processgrupp 2.3 Försörjningstjänster.

 


Processer som bör ingå i processgrupp 2.7 Juridik är: ”Hantera överklaganden och överprövningar” och ”Hantera avtal och avtalsregister” i de fall myndigheten har ett avtalsregister. Själva avtalen bör redovisas under respektive process de tillhör t.ex. anställningsavtal redovisas i personalprocessen, processgrupp 2.10.


I övrigt "tillhör" processgrupp 2.7 Juridik framförallt SLL juridik och upphandling med processer liknande ”Tillhandahålla landstinget med juridisk rådgivning” (t.ex. granskning av tjänsteutlåtande) och ”Företräda landstinget i domstolar”.

 

Huvudregeln är att avtal ska redovisas i den process de tillhör. Om myndigheten har ett avtalsregister bör det redovisas under processgrupp 2.7 Juridik.

 

Hanteringsanvisningarna och dess innehåll

Hanteringsanvisningarna ska redovisa de handlingstyper som finns i en process och hur de ska hanteras. Landstingsarkivet har upprättat en mall med de uppgifter som ska ingå i hanteringsanvisningarna. Bl.a. ska uppgifter om bevarande, gallring, sekretess, förvaring och placering ingå. Mallen finns i landstingsarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering, kapitlet om VIR och i avsnittet ”Hanteringsanvisningarna”.


Hanteringsanvisningarna ska vara uppdaterade.

 

En handlings-/informationstyp är exempelvis en policy, en riktlinje, ett tjänsteutlåtande, ett protokoll eller en skrivelse. Handlingstypen protokoll kan avse protokoll från olika nivåer t.ex. protokoll från en nämnd, en ledningsgrupp, en avdelning/enhet eller från ett projekt.

 


Hanteringsanvisningarna ska redovisa vilka handlingstyper som finns i en process och hur de ska hanteras. Eftersom handlingstyperna hanteras olika i olika processer behöver de specificeras. I kolumnen ”handlingstyp” bör det i en process anges ”Nämndprotokoll” och i en annan ”Protokoll från ledningsgruppen”, ”Protokoll från enhetsmöten” eller ”Upphandlingsprotokoll”.


Skrivelser kan innehålla en mängd olika information och därför hanteras på olika sätt. Det behöver därför anges om skrivelsen som avses i processen t.ex. är ett tjänsteutlåtande eller en riktlinje. Det ska i hanteringsanvisningarna inte råda någon tveksamhet vilken handling/information som avses.

 

I hanteringsanvisningarna anges den fysiska förvaringen hos myndigheten t.ex. "I arkivbox". Är informationen digital anges namnet på det system där informationen finns.


I kolumnen ”Placering” anges var den analoga handlingen är placerad i verksamheten (avser alltså inte digital information) t.ex. i ett närarkiv eller i ett arkivskåp i ett tjänsterum.

 

Om myndigheten hanterar en stor mängd vårdinformation kan den delas in i två handlingstyper; "Vårdinformation-bevaras" och "Vårdinformation-gallras". Information om respektive handlingstyp finns i de generella bevarande- och gallringsplanerna för analog respektive digital vårdinformation.

 

Systemförteckningen och dess innehåll

I systemförteckningen ska samtliga system där myndigheten har information (är informationsägare) ingå. Systemförteckningen ska innehålla både system som är i bruk och system som inte används hos myndigheten och ska avvecklas.

 

I VIR räcker det med att upprätta en systemförteckning eftersom en del av den information som tidigare fanns i systembeskrivningen nu återfinns i hanteringsanvisningarna. I nuläget behöver ni inte upprätta nya systembeskrivningar även om ni inte övergått till VIR.

 

SLL-strukturen

Det pågår ett arbete med att uppdatera SLL-strukturen till version 2.0. Arbetet leds av SLL Styrning och strategi. Innan den nya versionen är klar kan landstingsarkivet inte godkänna någon redovisningsplan med kärnprocesser.

 

Nej. SLL-strukturen är en standard och får inte ändras. All verksamhet inom Stockholms läns landsting går att placera in som styr-, stöd- eller kärnverksamhet.


Vad gäller processgrupperna kan dock dessa komma att förändras över tid. Har du synpunkter gällande processgrupperna kontakta landstingsarkivet.

 

Anpassning av systemet enligt VIR

Det system som i huvudsak berörs är dokument- och ärendehanteringssystemet eftersom landstingsarkivet rekommenderar att redovisningsplanen blir den nya ”diarieplanen”. Om ni har systemet Edit (som flera myndigheter inom landstinget) kommer anpassning, utveckling m.m. att bevakas gemensamt.

 

Om ni har ett annat system måste ni själva säkerställa att systemet stödjer VIR.

T.ex. kan man i VIR behöva redovisa information på en fjärde processnivå vilket dokument- och ärendehanteringssystemet i nuvarande version kanske inte stödjer.


Vilka andra system som berörs av VIR är oklart och något som myndigheten måste utreda.

 

Praktiskt om VIR-införandet

Gå in i landstingsarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering som finns på landstingsarkivets hemsida. I kapitlet om VIR hittar ni information om vad VIR innebär och nyttan med VIR. Börja med avsnittet ”Att införa VIR” och leta upp mallen för milstolpeplanen där de olika momenten för att införa VIR finns beskrivna.

 

Landstingsarkivet rekommenderar att införandet av VIR drivs i projektform. I landstingsarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering finns mallar för projektdirektiv och milstolpeplan som följer SLL:s projektmodell ProjektiL. Projektdirektivet och milstolpeplanen kan även användas om införandet av VIR ingår i linjearbetet.

 

Efter tillstyrkan från landstingsarkivet kan myndigheten själv bestämma datum när övergången till VIR ska ske, dock senast den 30 juni 2018.

 

Dokumenten ska skickas till landstingsarkivets registrator.

 

 

Nej, samtliga dokument som är färdigställda ska skickas till landstingsarkivet för samråd, godkännande och tillstyrkan. Det är redovisningsplanen och hanteringsanvisningarna som behöver samrådas först så att myndigheten kan införa VIR.

 

 

Det är redovisningsplanen och hanteringsanvisningarna som ska vara klara för att myndigheten ska kunna införa VIR. Dokumenten bör därför skickas till landstingsarkivet i god tid före den 30 juni 2018. Systemförteckningen och arkivbeskrivningen kan slutföras i efterhand.


Landstingsarkivet rekommenderar att redovisningsplanen är den nya ”diarieplanen”. Myndigheten måste därför se till att redovisningsplanen finns inlagd i myndighetens dokument- och ärendehanteringssystem för att kunna införa VIR.

 

Om ni har Edit som dokument- och ärendehanteringssystem kommer nödvändiga anpassningar till VIR att bevakas gemensamt. Om ni har ett annat system måste ni själva se till att det görs.

 

Nej. Landstingsarkivet har inte gjort något exempel på en milstolpeplan där de olika aktiviteterna tidsuppskattats. Varaktigheten för de olika aktiviteterna är väldigt varierande beroende på myndighetens storlek och komplexitet samt vilken dokumentation som redan finns inom dokument- och informationshantering (arkivförteckningar, dokumenthanteringsplaner m.m.).


En generell uppskattning är dock att det tar cirka en arbetsdag per aktivitet i fas 1. Aktiviteterna i fas 2 och fas 3 behöver längre tid eftersom arbetet i dessa faser kräver samordning av flera arbetsinsatser hos myndigheten.

 

Milstolpeplanen är en mall med förslag på aktiviteter och en hjälp så att de olika faserna i införandet av VIR inte glöms bort. Ni avgör själva vilka aktiviteter ni anser att ni behöver och kan lägga till eller ta bort aktiviteter efter behov. Lägg gärna till en kolumn för ”Ansvarig” till höger om kolumnen ”Varaktighet”. Det blir på så sätt tydligt vem som ansvarar för vad.


Ordningen i milstolpeplanen behöver inte följas i sin helhet, utan vissa faser kan utföras parallellt (t.ex. fas 2 och fas 3) eller i annan ordning (t.ex. fas 4 och fas 5).

 

Nej. Det finns inte någon specifik kommunikationsplan för VIR. I milstolpeplanen finns information om kommunikationsplanens innehåll och vad man bör tänka på (fas 7). Motsvarande information finns även i SLL:s projektmodell ProjektiL.

 

Nej. Det finns flera företag som erbjuder konsulttjänster inom arkivområdet t.ex. Acando, Bra Arkiv, SIPU, Dokumentkompetens, Mariebergs arkivbyrå och ArkivIT.

 

Hjälpmedel/systemstöd

Använd landstingsarkivets mall för hanteringsanvisningarna. För processmodellering finns flera systemstöd bl.a. systemet VisAlfa.

 

Inom LSF IT finns ett avtal med VisAlfa. Detta avtal omfattar LSF (exklusive SLLIT) och de som LSF IT tillhandahåller IT-tjänster åt (Politik, HSF, FUT, TRF och Internfinans). Det finns inte något ramavtal och övriga myndigheter måste därför upphandla VisAlfa.

 

Bevarande, gallring och registrering

Ja, informationsredovisning enligt VIR innehåller inte beslut om bevarande och gallring av information utan utgör en redovisning av densamma. I hanteringsanvisningarna ska det vid varje handlings/informationstyp hänvisas till det gallringsbeslut eller det lagrum som motiverar gallringen.

 

Om myndigheten har en egen bevarande- och gallringsplan ska den planen anges och i annat fall anges landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplan.

 

Ja, VIR är en modell för att redovisa den information som finns hos myndigheten.

 

Informationen diarieförs/registreras inte i de olika VIR-dokumenten (t.ex. redovisningsplanen och hanteringsanvisningar). Diarieföring/registrering av allmänna handlingar ska därför göras i det dokument- och ärendehanteringssystem eller liknande som används.

 

För att visa sambandet mellan redovisning och registrering av information rekommenderar landstingsarkivet att redovisningsplanen är myndighetens diarieplan.

 

Övrigt

Vi har inte några synpunkter på hur myndigheten organiserar G-katalogen men att låta den följa SLL-strukturen tycker vi naturligtvis är bra.

 

I samband med att VIR införs ska arkivbildningen brytas. Den information som finns hos myndigheten före införandet av VIR ska förtecknas enligt Allmänna arkivschemat. Den information som skapas efter införandet av VIR ska redovisas enligt VIR.

 

VIR ska alltså ersätta det tidigare sättet att redovisa information, vilket bl.a. har gjorts genom arkivförteckningar, arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner.

 

Senast uppdaterad:

2017-11-10