Föreskrifter och råd

En föreskrift innehåller tvingande regler för dokument- och informationshantering samt arkivering inom Stockholms läns landsting.

Vissa föreskrifter rör specifika ämnen och är därför mer eller mindre relevanta för olika verksamheter. De flesta föreskrifter är dock generella och rör därför samtliga förvaltningar, bolag och stiftelser inom landstinget.

Har du frågor eller synpunkter på någon av föreskrifterna får du gärna kontakta någon av förvaltarna.

Dokument- och arkivreglemente

Inom Stockholms läns landsting finns ett dokument- och arkivreglemente som är beslutat av fullmäktige. Reglementet redogör för de skyldigheter som landstingets verksamheter har för vården av sin information och sina arkiv.

 

Till Stockholms läns landstings verksamheter räknas även de aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande.

 

Dokument- och arkivreglementet är även den arbetsinstruktion som landstingsarkivet arbetar utifrån. För att göra reglementet lättare att använda finns en tillämpningsföreskrift.

Bevarande- och gallringsplaner

De generella bevarande- och gallringsplanerna reglerar vilka av Stockholms läns landstings allmänna handlingar som ska bevaras och vilka som kan gallras. Landstingsarkivet har ansvar för planerna och de uppdateras kontinuerligt i samarbete med representanter från olika verksamheter.

 

Vägledning för hur information och handlingar ska gallras

Beslut om bevarande och gallring för SLL

Hur använder jag bevarande- och gallringsplanerna?

I planerna finns bevarande- och gallringsbeslut för de allmänna handlingar som förekommer inom landstinget. Om en handling kan gallras anges en gallringsfrist i planen, exempelvis 10 år eller vid inaktualitet. När gallringsfristen löpt ut kan gallringen genomföras utan ytterligare beslut eller andra åtgärder.

Gäller bevarande- och gallringsplanerna även för digital information?

De flesta av planerna är medieoberoende. Det innebär att samma gallringsregler gäller oavsett om handlingen är digital (t.ex. ett digitalt dokument eller en sammanställning ur en databas) eller analog (t.ex. ett pappersdokument eller en mikrofilm). Om bevarande- och gallringsplanen är medieoberoende eller inte anges i planens inledningstext.

 

Vägledning Gallra information

Om handlingen/informationen inte finns i en generell bevarande- och gallringsplan?

Ibland finns behov av att gallra handlingar som är unika för en viss myndighet. Då kan man upprätta verksamhetsspecifika bevarande- och gallringsplaner eller enskilda gallringsbeslut. Dessa kan innehålla undantag från de generella bevarande- och gallringsplanerna. Om det finns verksamhetsspecifika planer ska dessa alltid tillämpas i första hand.

Övriga föreskrifter

Utöver att besluta och föreskriva om gallring föreskriver landstingsarkivet bland annat att varje myndighet inom landstinget ska ha en arkivorganisation och vilket ansvar denna har. I vår föreskriftsserie finns även föreskrifter som rör informationsredovisning och leveranser till slutarkivet.

 

Övriga styrdokument som rör informationsredovisning och leveranser finns publicerade på sidorna för respektive ämne.

Råd

Våra råd kan användas som stöd och vägledning gällande dokument- och informationshantering och arkivvård i vissa verksamheter eller i vissa funktioner.

 

Vissa råd rör specifika ämnen och är därför mer eller mindre relevanta för olika verksamheter. De flesta råd är generella och rör samtliga förvaltningar/bolag/stiftelser inom Stockholms läns landsting.


Kontakta gärna förvaltarna om du har några frågor.

Senast uppdaterad den 6 december 2018