Verksamhet flyttas till annan huvudman

Huvudregeln är att allmänna handlingar inte ska överlämnas till myndigheter utanför Region Stockholm (Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting § 13). Om det ändå skulle bli aktuellt ska regionarkivet alltid kontaktas tidigt i processen för samråd.

Överlämnande av allmänna handlingar till myndigheter utanför regionen beslutas av regionfullmäktige. Det är inte tillåtet att överlämna allmänna handlingar till en privat huvudman på motsvarande sätt.

Till en kommunal eller statlig huvudman

När en verksamhet överförs från regionen till en kommunal eller statlig huvudman kan de allmänna handlingar som fortfarande behövs i verksamheten hanteras på följande sätt:

 

  • Aktuella handlingar kopieras av den nya huvudmannen. Originalen finns kvar hos regionen.
  • Aktuella handlingar lånas ut under viss tid för att sedan återlämnas enligt överenskommelse.
  • Aktuella handlingar förs över i original och införlivas med den nya huvudmannens arkiv.

 

Statliga bolag lyder inte under offentlighetslagstiftningen och ska därför hanteras som en privat huvudman. Handlingarna kan då inte överlämnas permanent.

Till en privat huvudman med finansiering av regionen

En privat huvudman kan via avtal få i uppdrag av regionen att driva en verksamhet som finansieras med regionens medel. Detta kallas också driftentreprenad och är vanligt förekommande inom hälso- och sjukvården samt lokaltrafiken. Att vården eller kollektivtrafiken bedrivs med rätt kvalitet är även fortsättningsvis regionens ansvar, men driften och informationen från driften är den privata huvudmannens.


De allmänna handlingar som fortfarande behövs i verksamheten kan hanteras på följande sätt:


  • Aktuella handlingar kopieras av den privata huvudmannen. Originalen finns kvar inom regionen.
  • Aktuella handlingar lånas ut under viss tid för att sedan återlämnas enligt överenskommelse.


Regionarkivet rekommenderar i första hand kopiering eftersom allmänna handlingar i original omfattas av många regler. Det är svårt för privata huvudmän att leva upp till de krav som ställs på hanteringen under förvaringstiden och i samband med återlämnande. För att säkerställa informationens bevarande är det endast i undantagsfall som regionarkivet tillstyrker utlån av allmänna handlingar till privata huvudmän.


Vid utlån av allmänna handlingar ska det i ett skriftligt avtal tydligt framgå vad som lånats ut, vilken tidsperiod lånet avser och hur handlingarna ska återlämnas. Vidare ska det i avtalet framgå att den privata huvudmannen ska hantera handlingarna enligt de riktlinjer som är gällande för regionens myndigheter.


Observera att bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen och förvaringslagen inte är tillämpliga för en privat huvudman som finansieras med regionsmedel. Därför måste kopiering eller lån av patientjournaler och annan sekretessbelagd information ske efter menbedömning eller med varje patients samtycke.